Yolanda vom Hagen/DAAD

Allgemeine Hinweise und Teilnahmebedingungen

Stand: Mai 2016

1. Veranstalter

Veranstalter der GATE-Germany internationalen Hochschulmessen (im Folgenden „Veranstaltungen“) ist die Geschäftsstelle des Hochschulkonsortiums GATE-Germany im DAAD (im Folgenden „Veranstalter“). Die Anschrift lautet: Geschäftsstelle des Hochschulkonsortiums GATE-Germany im DAAD; Postfach 20 04 04, D-53134 Bonn.

Falls GATE-Germany nicht selbst der Veranstalter der Messe ist, kann es zu abweichenden Regelungen kommen und es werden ergänzend die Bestimmungen des Hauptveranstalters zugrunde gelegt.

2. Teilnehmer (Aussteller)

An den GATE-Germany internationalen Hochschulmessen dürfen teilnehmen:

GATE-Germany Mitgliedshochschulen und andere gemeinnützige, staatlich anerkannte Hochschulen mit Sitz in Deutschland sowie nach gesonderten Absprachen weitere Institutionen (im Folgenden „Aussteller“). Ministerien der Länder und andere wissenschaftliche Förderorganisationen können zu besonderen Konditionen teilnehmen.
Die teilnehmenden Institutionen werden während der gesamten Veranstaltung durch ihre Mitarbeiter vertreten. Private Agenturen sind von der Teilnahme ausgeschlossen.

Die Teilnahme erfolgt als eine Hochschule / Institution insgesamt; eine Teilnahme zur Vertretung ausschließlich eines einzelnen Fachbereichs ist nicht möglich.

3. Anmeldung

Die Anmeldung erfolgt innerhalb der Anmeldefrist ausschließlich über die bereitgestellten Onlineformulare auf www.gate-germany.de . Eine Ausnahme bilden die Special-Messen. Hier erfolgt die Anmeldung per E-Mail an den Veranstalter.

Anmeldungen sind verbindlich und werden in der Reihenfolge ihres Eingangs berücksichtigt. Die Ausstellerzahl für die Veranstaltungen ist begrenzt, bei Erreichen der maximalen Ausstellerzahl hat der Aussteller die Möglichkeit, sich in eine Warteliste einzutragen. Falls ein angemeldeter Aussteller innerhalb der Anmeldefrist absagt, rückt der erste Aussteller der Warteliste nach.

Mit der Anmeldung für eine Veranstaltung erkennt der Aussteller die Allgemeinen Hinweise und Teilnahmebedingungen an.

4. Zahlung der anteiligen Kostenpauschale

Der Veranstalter verschickt i.d.R. vor Veranstaltungsbeginn Rechnungen über die pauschale Kostenbeteiligung (Höhe wie im Angebot genannt) an die Aussteller. Bei Zahlungen sind die in der Rechnung ausgewiesenen Fristen und Hinweise zwingend zu beachten. Wenn der Aussteller die Kostenpauschale nicht fristgerecht an den Veranstalter überweist, hat dieser das Recht, den Aussteller von der Veranstaltung auszuschließen.

5. Leistungsumfang

Die pauschale Kostenbeteiligung beinhaltet, soweit nicht anders angegeben, die Teilnahme an der im Anmeldeformular genannten Veranstaltung sowie je nach Messe-Format weitere Leistungen (detaillierte Leistungskataloge befinden sich auf www.gate-germany.de).

Ausnahmen sind im Einzelfall möglich und werden auf der GATE-Germany Webseite veröffentlicht.

6. Kosten für Reise/Übernachtung/Verpflegung

Kosten für nationale und internationale Reisen, Transfers, Übernachtungen und Verpflegung sind von den Ausstellern selbst zu tragen; diesbezügliche Buchungen und Abrechnungen sind durch den Aussteller selbst vorzunehmen.

7. Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung erfolgt ausschließlich an die im Online-Anmelde-Tool vom Aussteller eingetragene Rechnungsanschrift.

8. Anzahl der vertretenen Institutionen am Stand

Mit Ausnahme der Special-Messen kann sich pro Messestand nur eine Institution anmelden. Konsortien und Länderinitiativen (i.d.R. ein Zusammenschluss von mindestens zwei Institutionen) sollten Doppelstände zum Preis von zwei Einzelständen buchen. Pro Stand (Einzel- bzw. Doppelstand) wird eine Rechnung ausgestellt.

Des Weiteren ist pro Einzel- bzw. Doppelstand ein Katalogeintrag (falls ein Messekatalog für die Messe geplant ist), eine Kopfleiste (Header) sowie ein Vortrag (falls im Messeprogramm enthalten) vorgesehen. Die Beschriftung der Kopfleiste muss mit dem Katalogeintrag übereinstimmen. Pro Einzel- oder Doppelstand kann nur eine Institutions- oder Konsortialbezeichnung angegeben werden. Eine Hochschule, die bereits mit einem Vertreter (persönlich vor Ort) in einem Konsortialstand vertreten ist, kann nicht gleichzeitig mit einem zusätzlichen Einzelstand an einer Messe teilnehmen.

Falls GATE-Germany nicht selbst der Veranstalter der Messe ist, kann es zu abweichenden Regelungen kommen, und es werden die Bestimmungen des Hauptveranstalters zugrunde gelegt.

9. Überlassung an Dritte

Die Aussteller sind ohne Genehmigung des Veranstalters nicht berechtigt, die ihnen zugewiesenen Stände an Dritte ganz oder teilweise unterzuvermieten oder ihnen in sonstiger Weise zur Nutzung zu überlassen.

10. Zusätzliche Leistungen

Falls GATE-Germany nicht selbst Veranstalter der Messe ist, können ggf. Einzelleistungen kostenpflichtig beim Hauptveranstalter hinzu gebucht werden. Dies geschieht auf eigene Rechnung der Aussteller.

11. Stornierung durch den Aussteller

Eine Stornierung der Teilnahme durch den Aussteller ist bis zu der auf der GATE-Website genannten Anmeldefrist kostenfrei möglich, danach werden 50% der pauschalen Kostenbeteiligung fällig, ab 30 Tagen vor Veranstaltungsbeginn die volle pauschale Kostenbeteiligung. Die Stornierung der Teilnahme muss in Schriftform (möglichst per E-Mail) erfolgen.

12. Absage von Veranstaltungen

Der Veranstalter behält sich das Recht vor, die Veranstaltung abzusagen, zu verschieben oder abzubrechen. In diesem Fall wird den Ausstellern die bereits gezahlte Kostenpauschale erstattet. Bei einer Absage aus Gründen der höheren Gewalt oder aufgrund behördlicher Anordnung erfolgt grundsätzlich keine Rückerstattung der gezahlten pauschalen Kostenbeteiligung.

In allen Fällen einer Absage trägt der Aussteller anfallende Storno-Gebühren für Flüge, Unterkunft etc. selbst.

13. Versand von Informationsmaterial

Bei Premium- und Klassik-Messen erfolgt der Versand von Informationsmaterial der Aussteller (Broschüren, Flyer o.ä.) durch einen von GATE-Germany beauftragten Logistikpartner. GATE-Germany übernimmt die Kosten für den Versand für ein von GATE-Germany festgelegtes Höchstgewicht ab dem Standort des Logistikpartners zum Veranstaltungsort. Der Aussteller verpflichtet sich, die Kosten für den Versand von Materialien, die über dem genannten Höchstgewicht liegen, zu übernehmen.

Die genauen Versandbedingungen werden dem Aussteller rechtzeitig vor der Veranstaltung per E-Mail zugesandt.

Ein Rücktransport der Informationsmaterialien nach Deutschland ist nicht vorgesehen. Der Aussteller hat selber dafür zu sorgen, dass nicht mehr benötigte Materialien am Veranstaltungsort entsorgt oder auf eigene Kosten weiter transportiert werden.

Bei Special-Messen hat der Aussteller selber für den Versand seiner Informationsmaterialien zum Veranstaltungsort Sorge zu tragen.

14. Haftung

Der Veranstalter haftet nicht für Verlust, Beschädigung, Feuer- und Wasserschäden, Transportschäden sowie Diebstahl von Ausstellungsgegenständen, Messegut und Eigentum des Ausstellers.

Die Teilnahme an der Veranstaltung während der gesamten Dauer der Reise und die Reise zum und vom Veranstaltungsort, ebenso wie die Reisen vor Ort, erfolgen auf eigenes Risiko des Ausstellers. Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für Unfälle, Verletzungen und Personenschäden des Ausstellers.

Mit seiner Teilnahme erkennt der Aussteller an, dass am Ort der Veranstaltung die lokalen Sicherheitsstandards gelten, die von deutschen Standards abweichen können.

Der Aussteller hat selbst für einen geeigneten Versicherungsschutz zu sorgen.

Der Aussteller ist selbst verantwortlich für die Beachtung der Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes.

15. Visum

Der Aussteller ist selbst verantwortlich für die Beschaffung eines Visums und die Beachtung der Visa- und Einreisebestimmungen des jeweiligen Landes. Der DAAD kann keine Einladungsschreiben für Visa bereitstellen.

16. Verhalten am Veranstaltungsort

Für das Gelingen der Messe ist jeder Aussteller mitverantwortlich. Verhalten, das die Messe oder andere Aussteller in nicht vertretbarer Weise stört oder behindert, ist daher zu unterlassen. Verhaltensanweisungen des Veranstalters ist Folge zu leisten. In gravierenden Fällen hat der Veranstalter das Recht, einzelne Aussteller von der Veranstaltung auszuschließen.

Während der Öffnungszeiten der Messe ist eine durchgängige Präsenz am Messestand von mindestens einem Teilnehmer pro Institution sicherzustellen. Die Messestände dürfen nicht vor dem offiziellen Ende der Veranstaltung geräumt und verlassen werden.

Die Teilnahme an der Messe verpflichtet auch zur Teilnahme an Vor- und Nachbesprechungen des Veranstalters am Veranstaltungsort, sowie bei entsprechender Anmeldung zur Teilnahme an durch den Veranstalter organisierten Gruppenterminen in Bildungseinrichtungen vor Ort.

17. Dekoration des Messestandes

Außerhalb des Standes sowie auf und vor dem Messegelände dürfen keine Informationsmaterialen des Ausstellers platziert oder verteilt werden.

Mit Rücksicht auf das Gesamtbild des Deutschen Pavillons bzw. der Deutschen Standgruppe ist die individuelle Modifikation der Standgestaltung durch den Aussteller nur mit Zustimmung des Veranstalters möglich.

18. Sicherheit am Messestand

Ausstellungsgegenstände einschließlich Einrichtungen und Werbeträger sind so standsicher zu errichten, dass die öffentliche Sicherheit, insbesondere Leben und Gesundheit der anderen Messeteilnehmer und Messebesucher, nicht gefährdet werden.

Werbematerialien und Dekorationen an den Standflächen sind so anzubringen, dass das Material des Standbauers nicht beschädigt wird.

19. Daten

Mit der Anmeldung zu einer Veranstaltung erklärt der Aussteller sein Einverständnis zur Speicherung und Verarbeitung seiner Daten. Die Speicherung und Verarbeitung der Ausstellerdaten obliegt ausschließlich GATE-Germany und erfolgt unter Beachtung des Bundesdatenschutzgesetzes. Die Ausstellerdaten werden zu Abwicklungs- und Abrechnungszwecken sowie zur Information über weitere Veranstaltungen in Form von Namen, Telekommunikationsdaten und Adresse des Dienstsitzes bzw. der Rechnungsanschrift gespeichert.

Mit der Anmeldung erklärt der Aussteller sein Einverständnis, dass allgemeine Teilnehmerdaten und die dazugehörigen E-Mail-Adressen den anderen Teilnehmern mitgeteilt werden können, um die Kommunikation innerhalb der Ausstellergruppe und die allgemeine Organisation zu erleichtern.


Falls GATE-Germany nicht selbst der Veranstalter der Messe ist, kann es zu abweichenden Regelungen kommen, und es werden die Bestimmungen des Hauptveranstalters zugrunde gelegt.

20. Foto- und Filmaufnahmen

Die Veranstaltungen werden in der Regel fotografiert und gefilmt und die Aufnahmen für Broschüren, Informationen im Internet und Öffentlichkeitsarbeit verwendet. Mit der Teilnahme an der Veranstaltung erklären die Teilnehmer ihr Einverständnis, dass Aufnahmen von ihnen für o.a. Zwecke verwendet werden dürfen. Auf Wunsch des Abgebildeten kann GATE-Germany auf die Verwendung verzichten.

21. Gerichtsstand

 

Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, Bonn.

Kontakt

Dr. Guido Schnieders, DAAD

Dr. Guido Schnieders, DAAD

Tel.: +49 (0)228 / 882-669
E-Mail: schnieders(at)daad.de

Alice Jordan, DAAD

Alice Jordan, DAAD

Tel.: +49 (0)228 / 882-8642
E-Mail: jordan(at)daad.de

Andreas Mai, DAAD

Andreas Mai, DAAD

Tel.: +49 (0)228 / 882-814
E-Mail: a.mai(at)daad.de

Regina Bek, DAAD

Regina Bek, DAAD

Tel.: +49 (0)228 / 882-8725
E-Mail: bek(at)daad.de

Christina Eckes, DAAD

Christina Eckes, DAAD

Tel.: +49 (0) 228 / 882-337
E-Mail: eckes(at)daad.de

Ulrike Bialy, DAAD

Ulrike Bialy, DAAD

Tel.: +49 (0)228 / 882-674
E-Mail: bialy(at)daad.de

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