© Yolanda vom Hagen/DAAD

Allgemeine Hinweise und Teilnahmebedingungen

Stand: April 2017

1. Veranstalter

Veranstalter der GATE-Germany internationalen Hochschulmessen (im Folgenden „Veranstaltungen“) ist die Geschäftsstelle des Hochschulkonsortiums GATE-Germany im DAAD (im Folgenden „Veranstalter“). Die Anschrift lautet: Geschäftsstelle des Hochschulkonsortiums GATE-Germany im DAAD; Postfach 20 04 04, D-53134 Bonn.

2. Teilnehmende Institutionen (Aussteller)

An den GATE-Germany internationalen Hochschulmessen dürfen teilnehmen:

GATE-Germany Mitgliedshochschulen und andere gemeinnützige, staatlich anerkannte Hochschulen mit Sitz in Deutschland sowie nach gesonderten Absprachen weitere Institutionen (im Folgenden „Aussteller“). Ministerien der Länder und andere wissenschaftliche Förderorganisationen können zu besonderen Konditionen teilnehmen.

Die teilnehmenden Institutionen werden während der gesamten Veranstaltung durch ihre Mitarbeiter vertreten (im Folgenden „Teilnehmer“). Private Agenturen und deren Vertreter sind von der Teilnahme ausgeschlossen.

Teilnehmende Institutionen können nicht unter dem Namen eines einzelnen Fachbereichs auftreten, sondern repräsentieren immer eine Hochschule/Institution in ihrer Gesamtheit.

Eine Institution, die bereits von einem Vertreter (persönlich vor Ort) in einem Konsortialstand vertreten wird, kann nicht gleichzeitig mit einem zusätzlichen Einzelstand an einer GATE-Germany internationalen Hochschulmesse teilnehmen.

3. Anmeldung

Die Anmeldung des Ausstellers erfolgt innerhalb der Anmeldefrist ausschließlich über die bereitgestellten Onlineformulare auf www.gate-germany.de.

Anmeldungen sind verbindlich und werden in der Reihenfolge ihres Eingangs berücksichtigt. Die Ausstellerzahl ist für jede Veranstaltung individuell begrenzt, ebenso die Anzahl der teilnehmenden Konsortien und Einzelinstitutionen; bei Erreichen der maximalen Ausstellerzahl besteht die Möglichkeit, sich in eine Warteliste einzutragen. Falls ein angemeldeter Aussteller innerhalb der Anmeldefrist absagt, kann die erste Institution auf der Warteliste nachrücken.

Mit der Anmeldung für eine Veranstaltung erkennt der Aussteller die Allgemeinen Hinweise und Teilnahmebedingungen an.

4. Leistungsumfang

Die anteilige Kostenpauschale beinhaltet, soweit nicht anders angegeben, die Teilnahme an einer GATE-Germany internationalen Hochschulmesse und umfasst die im Messeprofil genannten Leistungen. Ausnahmen sind im Einzelfall möglich und werden auf der GATE-Germany Webseite veröffentlicht.

5. Zahlung der anteiligen Kostenpauschale

 

GATE-Germany versendet i.d.R. vor Veranstaltungsbeginn Rechnungen für die anteilige Kostenpauschale (Höhe wie im Angebot genannt) für die Teilnahme an einer GATE-Germany internationalen Hochschulmesse an die Aussteller. Bei Zahlungen sind die in der Rechnung ausgewiesenen Fristen und Hinweise zwingend zu beachten. Wenn der Aussteller die anteilige Kostenpauschale nicht fristgerecht an den Veranstalter überweist, hat dieser das Recht, den Aussteller von der Veranstaltung auszuschließen.

6. Rechnungsstellung

 

Die Rechnungsstellung erfolgt ausschließlich an die im Online-Anmelde-Tool vom Aussteller eingetragene Rechnungsanschrift.

7. Stornierung durch den Aussteller

 

Eine Stornierung der Teilnahme durch den Aussteller ist bis zu der auf der GATE-Website genannten Anmeldefrist kostenfrei möglich, danach werden 50% der anteiligen Kostenpauschale fällig, ab 30 Tagen vor Veranstaltungsbeginn die volle anteilige Kostenpauschale. Die Stornierung der Teilnahme muss in Schriftform (möglichst per E-Mail) erfolgen.

8. Kosten für Reise/Übernachtung/Verpflegung

 

Kosten für nationale und internationale Reisen, Transfers, Übernachtungen und Verpflegung sind von den Ausstellern selbst zu tragen; diesbezügliche Buchungen und Abrechnungen sind durch den Aussteller selbst vorzunehmen.

9. Anzahl der vertretenen Institutionen am Stand

In der Regel kann sich pro Messestand nur eine Institution anmelden. Eine Ausnahme bilden lediglich die Angebote zu den Beteiligungen an einem DAAD-Gemeinschaftsstand. Konsortien und Länderinitiativen (i.d.R. ein Zusammenschluss von mindestens zwei Institutionen) können nach individueller Rücksprache Doppelstände zum Preis von zwei Einzelständen buchen. Pro Stand (Einzel- bzw. Doppelstand) wird eine Rechnung ausgestellt.

Pro Einzel- bzw. Doppelstand ist ein Katalogeintrag (falls ein Messekatalog für die Veranstaltung geplant ist) sowie eine Kopfleiste (Header) am Messestand vorgesehen. Die Beschriftung der Kopfleiste muss mit dem Katalogeintrag übereinstimmen. Pro Einzel- oder Doppelstand kann nur eine Institutions- oder Konsortialbezeichnung angegeben werden. Pro Stand sollen maximal 10 Hochschul-/Institutionsvertreter für die Beratungstätigkeit vorgesehen werden.

Falls GATE-Germany nicht selbst der Veranstalter der Messe ist, kann es zu abweichenden Regelungen kommen, und es werden die Bestimmungen des Hauptveranstalters zugrunde gelegt.

10. Überlassung an Dritte

 

Die Aussteller sind ohne Genehmigung des Veranstalters nicht berechtigt, die ihnen zugewiesenen Stände an Dritte ganz oder teilweise unterzuvermieten oder in sonstiger Weise zur Nutzung zu überlassen.

11. Zusätzliche Leistungen

 

Falls GATE-Germany nicht selbst Veranstalter der Messe ist, können ggf. Einzelleistungen kostenpflichtig beim Hauptveranstalter hinzu gebucht werden. Dies geschieht auf eigene Rechnung der Aussteller.

12. Absage von Veranstaltungen

GATE-Germany behält sich das Recht vor, die Veranstaltung abzusagen, zu verschieben oder abzubrechen. In diesem Fall wird den Ausstellern die bereits gezahlte anteilige Kostenpauschale erstattet. Bei einer Absage aus Gründen der höheren Gewalt oder aufgrund behördlicher Anordnung erfolgt grundsätzlich keine Rückerstattung der gezahlten anteiligen Kostenpauschale.

In allen Fällen einer Absage trägt der Aussteller anfallende Storno-Gebühren für Flüge, Unterkunft etc. selbst.

13. Versand von Informationsmaterial

Sofern im jeweiligen Messeprofil der Veranstaltung als Leistung angegeben, erfolgt der Versand von Informationsmaterial der Aussteller (Broschüren, Flyer o.ä.) durch einen von GATE-Germany beauftragten Logistikpartner. GATE-Germany übernimmt die Kosten für den Versand für ein von GATE-Germany festgelegtes Höchstgewicht ab dem Standort des Logistikpartners zum Veranstaltungsort. Der Aussteller verpflichtet sich, die Kosten für den Versand von Materialien, die über dem genannten Höchstgewicht liegen, zu übernehmen.

Die genauen Versandbedingungen werden dem Aussteller rechtzeitig vor der Veranstaltung per E-Mail zugesandt.

Ein Rücktransport der Informationsmaterialien nach Deutschland ist nicht vorgesehen. Der Aussteller hat selbst dafür zu sorgen, dass nicht mehr benötigte Materialien am Veranstaltungsort entsorgt oder auf eigene Kosten weiter transportiert werden.

14. Haftung

Der Veranstalter haftet nicht für Verlust, Beschädigung, Feuer- und Wasserschäden, Transportschäden sowie Diebstahl von Ausstellungsgegenständen, Messegut und Eigentum des Ausstellers.

Die Teilnahme an der Veranstaltung während der gesamten Dauer der Reise und die Reise zum und vom Veranstaltungsort, ebenso wie die Reisen vor Ort, erfolgen auf eigenes Risiko des Ausstellers. Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für Unfälle, Verletzungen und Personenschäden des Ausstellers sowie für Schäden, die durch diesen Dritten zugefügt werden.

Mit seiner Teilnahme erkennt der Aussteller an, dass am Ort der Veranstaltung die lokalen Sicherheitsstandards und gesetzlichen Vorgaben gelten, die von deutschen Standards/Normen abweichen können.

Der Aussteller hat für einen geeigneten Versicherungsschutz zu sorgen und ist selbst verantwortlich für die Beachtung der Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes.

15. Visum

 

Der Aussteller ist selbst verantwortlich für die Beschaffung eines Visums und die Beachtung der Visa- und Einreisebestimmungen des jeweiligen Landes. Der DAAD kann keine Einladungsschreiben für Visa bereitstellen.

16. Verhalten am Veranstaltungsort

Für das Gelingen der Messe ist jeder Aussteller mitverantwortlich. Verhalten, das die Messe oder andere Aussteller in nicht vertretbarer Weise stört oder behindert, ist daher zu unterlassen. Verhaltensanweisungen des Veranstalters ist Folge zu leisten. In gravierenden Fällen hat der Veranstalter das Recht, einzelne Aussteller von der Veranstaltung auszuschließen.

Während der Öffnungszeiten der Messe ist eine durchgängige Präsenz am Messestand von mindestens einem Vertreter pro Institution sicherzustellen. Die Messestände dürfen nicht vor dem offiziellen Ende der Veranstaltung geräumt und verlassen werden.

Die Teilnahme an der Messe verpflichtet auch zur Teilnahme an Vor- und Nachbesprechungen des Veranstalters am Veranstaltungsort, sowie bei entsprechender Anmeldung zur Teilnahme an durch den Veranstalter organisierten Gruppenterminen in Bildungseinrichtungen vor Ort.

17. Dekoration des Messestandes

Außerhalb des Standes sowie auf und vor dem Messegelände dürfen keine Informationsmaterialen des Ausstellers platziert oder verteilt werden.

Mit Rücksicht auf das Gesamtbild der deutschen Messepräsenz ist die individuelle Modifikation der Standgestaltung durch den Aussteller nur mit Zustimmung des Veranstalters möglich.

18. Sicherheit am Messestand

Ausstellungsgegenstände einschließlich Einrichtungen und Werbeträger sind so standsicher zu errichten, dass die öffentliche Sicherheit, insbesondere Leben und Gesundheit der anderen Messeteilnehmer und Messebesucher, nicht gefährdet wird.

Werbematerialien und Dekorationen an den Standflächen sind so anzubringen, dass das Material des Standbauers nicht beschädigt wird.

19. Daten

Mit der Anmeldung zu einer Veranstaltung erklärt der Aussteller sein Einverständnis zur Speicherung und Verarbeitung seiner Daten. Die Speicherung und Verarbeitung der Ausstellerdaten obliegt ausschließlich GATE-Germany und erfolgt unter Beachtung des Bundesdatenschutzgesetzes. Die Ausstellerdaten werden zu Abwicklungs- und Abrechnungszwecken sowie zur Information über weitere Veranstaltungen in Form von Namen, Telekommunikationsdaten und Adresse des Dienstsitzes bzw. der Rechnungsanschrift gespeichert.

Mit der Anmeldung erklärt der Aussteller sein Einverständnis, dass allgemeine Teilnehmerdaten und die dazugehörigen E-Mail-Adressen den anderen Teilnehmern mitgeteilt werden können, um die Kommunikation innerhalb der Ausstellergruppe und die allgemeine Organisation zu erleichtern.

Falls GATE-Germany nicht selbst der Veranstalter der Messe ist, kann es zu abweichenden Regelungen kommen, und es werden die Bestimmungen des Hauptveranstalters zugrunde gelegt.

20. Foto- und Filmaufnahmen

 

Die Veranstaltungen werden in der Regel fotografiert und gefilmt und die Aufnahmen für Broschüren, Informationen im Internet und Öffentlichkeitsarbeit verwendet. Mit der Teilnahme an der Veranstaltung erklären die Teilnehmer ihr Einverständnis, dass Aufnahmen von ihnen für o.a. Zwecke verwendet werden dürfen. Auf Wunsch des Abgebildeten kann GATE-Germany auf die Verwendung verzichten.

21. Evaluation

GATE-Germany ist seinerseits verpflichtet, die angebotenen Veranstaltungen in geeigneter Weise zu evaluieren. Dies geschieht regelmäßig in Form von Online-Umfragen, die den Vertretern der jeweils vertretenen Aussteller im Nachgang zu den Veranstaltungen zugesandt werden. Mit der Anmeldung verpflichtet sich der Aussteller/die Teilnehmer, die ihm/ihnen zugesandten Online-Umfragen zeitnah und gewissenhaft zu beantworten.

22. Gerichtsstand

Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, Bonn.

Kontakt

Dr. Guido Schnieders, DAAD

Dr. Guido Schnieders, DAAD

Tel.: +49 (0)228 / 882-669
E-Mail: schnieders(at)daad.de

Alice Jordan, DAAD

Alice Jordan, DAAD

Tel.: +49 (0)228 / 882-8642
E-Mail: jordan(at)daad.de

Andreas Mai, DAAD

Andreas Mai, DAAD

Tel.: +49 (0)228 / 882-814
E-Mail: a.mai(at)daad.de

Regina Bek, DAAD

Regina Bek, DAAD

Tel.: +49 (0)228 / 882-8725
E-Mail: bek(at)daad.de

Christina Eckes, DAAD

Christina Eckes, DAAD

Tel.: +49 (0) 228 / 882-337
E-Mail: eckes(at)daad.de

Ulrike Bialy, DAAD

Ulrike Bialy, DAAD

Tel.: +49 (0)228 / 882-674
E-Mail: bialy(at)daad.de

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