Datenmanagement: Machine-Learning-Systeme bieten neue Potenziale

Vom Marketing und Service bis hin zum International Office und der Verwaltung sammeln und verarbeiten viele unterschiedliche Stellen die an Hochschulen anfallenden Daten. Nicht selten agieren sie dabei jedoch völlig unabhängig voneinander. Das ist schade, denn eine bessere Verzahnung hochschulinterner Systeme würde für Studierende und Hochschulmitarbeiter enorme Verbesserungen bringen. Auch wenn die ersten Schritte im Datenmanagement zunächst mühsam erscheinen mögen, die Weichen sind bereits gestellt. Seit dem Sommersemester 2017 werden Daten zu Studienverläufen, Prüfungen oder Promovenden direkt an den Hochschulen erhoben. Die mit dem novellierten Hochschulstatistikgesetz eingeführte jährliche Berichtspflicht führte in der Verwaltung und Lehre an Hochschulen, insbesondere in den akademischen Auslandsämtern, zu teils erheblichen Erneuerungsprozessen. Hochschulen wie die Europa-Universität Flensburg oder die Universität Witten/Herdecke nahmen beispielsweise die inzwischen verpflichtende Erhebung von temporären studienbezogenen Auslandsaufenthalten (Credit Mobility) zum Anlass, die Abläufe in der Anerkennungsverwaltung und Mobilitätserfassung zu zentralisieren und transparenter zu gestalten.

Einführung einer Anerkennungsdatenbank

Die Europa-Universität Flensburg ist eine stark auf Lehramtsstudiengänge zugeschnittene Hochschule. Mit bis zu drei Studienfächern tun sich angehende Lehrerinnen und Lehrer, die vorübergehend ins Ausland gehen wollen, bei der Auswahl einer geeigneten Partnerhochschule besonders schwer. Die Mobilitätsrate war entsprechend gering. „Jahrelang mussten sie zu jedem einzelnen Professor laufen und nach Modulen an Gasthochschulen fragen, die von den Lehrenden anerkannt werden“, berichtet Ulrike Bischoff-Parker, Leiterin des International Center. Mit der Einführung einer Anerkennungsdatenbank, in der alle Daten – vom Namen der Gasthochschule und belegten Semestern bis hin zu den an der Heimathochschule angerechneten Creditpoints – hinterlegt werden, sind die Zahlen der Auslandsstudierenden gestiegen. Die Anerkennungsquote im Ausland erbrachter Leistungen liegt bei fast 100 Prozent. Für die Verwaltung und Pflege der Datenbank ist die Stelle einer Anerkennungsbeauftragten geschaffen worden, alle Informationen werden in einer Hand gebündelt. Entstanden ist so ein lernendes System, das Studierenden mit jedem neuen Eintrag die Suche nach Modulkombinationen sowie dazugehörigen Partneruniversitäten erleichtert. „Wir sehen darin ganz klar eine Chance“, betont Bischoff-Parker. „Wenn wir an unserer Hochschule Internationalisierung wirklich wollen, müssen wir den Aufwand für unsere Studierenden reduzieren.“ 

Auslandsmobile Studierende genau beziffern

Ein verbindliches „Learning Agreement“ zu schaffen war das Ziel an der Universität Witten/Herdecke. Ein Leitfaden, der sich an den Vorgaben für Erasmus+ orientiert, legt Punkt für Punkt alle erforderlichen Schritte zur Anerkennung von studienbezogenen Auslandsaufenthalten dar. „Wir verpflichten alle, die ins Ausland gehen, ein Learning Agreement abzuschließen, das von der Gasthochschule bestätigt werden muss“, erklärt Dr. Sigrun Caspary, Referentin für Internationales in Witten/Herdecke. „Inzwischen erreichen wir einen ebenso hohen Erfassungs- wie Anerkennungsgrad und können die Zahl unserer auslandsmobilen Studierenden genau beziffern.“ Bei der Referentin, die auch für die Erasmus-Programme zuständig ist, laufen alle Fäden zusammen. Die vor dem Auslandsaufenthalt getroffene Vereinbarung gleicht sie mit dem Leistungsnachweis der Gasthochschule ab, dem sogenannten „Transcript of Records“, und fasst die Daten zusammen. Diese werden anschließend vom Prüfungssekretariat ins System eingepflegt – von Hand, und für jeden Vorgang wieder neu.

Mit Einführung der Softwarelösung „Mobility Online“ soll sich das im Wintersemester 2019/2020 ändern. Das Tool zur Verwaltung internationaler Kooperationen und Mobilitäten ergänzt das in Witten/Herdecke genutzte Campus-Management-System „Campus Online“. Alle Datensätze werden künftig in einem Modul erfasst und können statistisch ausgewertet werden. Die Daten sind zentral hinterlegt und können von der Fakultätsleitung ebenso abgerufen werden wie von den Studierenden, die beispielsweise bei der Eingabe aktueller Informationen künftig stärker eingebunden werden können. „Das erleichtert die Arbeit an vielen unterschiedlichen Stellen“, betont Caspary. „Und es lassen sich Fehler vermeiden, wenn nicht jedes Mal alles neu abgetippt werden muss.“

CRM-Systeme eröffnen neue Kommunikationswege

Die Anwendung von Campus-Management-Systemen (CMS) zur Verwaltung von Studium und Lehre entwickelt sich seit Ende der 1990er-Jahre an deutschen Hochschulen stetig weiter. „Im Zuge der Bologna-Reform waren Funktionsumfang und Datenstrukturen der bisherigen Hochschulverwaltungssysteme der Vielzahl an neuen Anforderungen nicht gewachsen“, erklärt Professor Gunnar Auth von der Hochschule für Telekommunikation in Leipzig (HfTL). CMS werden gezielt als kommerzielle Standardsoftwareprodukte für den Einsatz an möglichst vielen Hochschulen entwickelt. Sie sind modular aufgebaut, individuell anpassbar und orientieren sich am Studentischen Lebenszyklus (Student Life Cycle). Das Konzept stammt aus dem Unternehmensmarketing und überträgt ein am Kunden orientiertes Beziehungsmanagement (Customer-Relationship-Management, CRM) auf den Hochschulbereich. „Das sogenannte Student-Relationship-Management zielt auf eine möglichst lebenslange Bindung des Studierenden an seine Hochschule“, so Auth. Vom ersten Kontakt über Bewerbung und Zulassung bis zum Abschluss und der weiteren Verbundenheit als Alumnus oder Alumna umfasst der Student-Life-Cycle alle wesentlichen Aufgaben und Bereiche im Verlauf einer akademischen Ausbildung.

Hochschulen wie die Universität Tallinn in Estland oder die niederländische Universität Groningen nutzen CRM-Systeme für ihr Bewerbungs- und Zulassungsmanagement ebenso wie für die Vermarktung internationaler Studienprogramme. CRM-Systeme synchronisieren Kontakte, Termine, Aufgaben und E-Mails. Im digitalen Marketing eröffnen sie die Möglichkeit, direkt mit registrierten Nutzerinnen und Nutzern zu kommunizieren und sie in bestimmten Phasen gezielt anzusprechen. Kontaktinformationen Studieninteressierter werden direkt ins System eingespeichert und können über die gesamte Studienzeit hinweg bis hin zur Betreuung von Alumni genutzt werden. Erinnerungen an Dokumente oder Hinweise auf Veranstaltungen lassen sich im E-Mail-Marketing automatisieren, jede Nachricht wird dabei individuell angepasst. Über Webtracker, die mithilfe des CRM-Systems hinterlegt werden können, lässt sich das Nutzerverhalten automatisch protokollieren. Diese Daten bilden eine wichtige Grundlage für die Kontrolle und Steuerung der Online-Marketingaktivitäten.

Algorithmen liefern Erkenntnisse über Studienerfolge

An der Hochschule der Medien Stuttgart (HdM) lässt sich beispielhaft verfolgen, welche neuen Möglichkeiten Machine-Learning-Systeme bei der Auswertung bereits vorhandener Daten eröffnen. Das Projekt "Learning Analytics für Prüfungsleistungen und Studienerfolg (LAPS)" setzt digitale Technik ein, um Studierende im Verlauf ihrer Ausbildung gezielt zu unterstützen. Die Software basiert auf einer Datenbank, die Studienverläufe und Prüfungsleistungen ehemaliger Studierender anonymisiert auswertet. „Diese Daten lassen sich dazu nutzen, statistische Wahrscheinlichkeiten für einen Studienerfolg oder Misserfolg im Studium von aktuell immatrikulierten Studierenden zu berechnen“, erklärt Tobias Eberle. Der wissenschaftliche Mitarbeiter verantwortet Betrieb und Weiterentwicklung von LAPS, das aus einem studentischen Pilotprojekt hervorgegangen ist. Ein auf Statistik beruhender Algorithmus liest aus den Daten zu Studienverläufen Muster heraus, die auf potenzielle Probleme, aber auch auf überdurchschnittliche Leistungen hindeuten können. Studierende, die sich ausdrücklich für die Teilnahme an LAPS ausgesprochen haben, erhalten in diesem Fall eine automatisierte Nachricht, die ihnen eine Studienberatung nahelegt. Ob sie tatsächlich eine Beratung in Anspruch nehmen, steht den Adressaten völlig frei.

Seit 2018 wird das Programm eingesetzt, zum Wintersemester 2019/2020 werden erstmals alle Neuzugänge bereits im Rahmen der Immatrikulation über LAPS informiert, wobei sie direkt die Möglichkeit haben einer Teilnahme zuzustimmen. „Unser Ziel ist es, Studierende möglichst frühzeitig zu unterstützen und so Studienabbrüche zu reduzieren“, erklärt IT- und Medienwissenschaftler Tobias Eberle. „Bei uns werden sie mithilfe von LAPS begleitet und an die Hand genommen.“ Services und Betreuung werden gerade von internationalen Studierenden hoch geschätzt. Insofern könnte mit LAPS ein auch für das Hochschulmarketing interessantes Instrument entstehen.